Переезд на новую CRM без потери данных: чек-лист для школы

Главное правило переезда: выгрузите данные до того, как примете решение. Именно выгрузка показывает, что вообще можно забрать, — и нередко меняет само решение. Второе правило: остатки абонементов не переносите, а фиксируйте вручную на дату перехода. Пересчитать их задним числом почти никогда не получается точно.

Ниже — порядок действий, что переносится плохо и как проверить, что ничего не потерялось.

Шаг 0. Выгрузка до решения

Запросите экспорт в старой системе прежде, чем начнёте выбирать новую. Проверьте, что выгружается:

• список учеников с контактами и датами рождения;
• преподаватели и их привязка к предметам;
• группы и составы;
• история платежей;
• история посещений;
• остатки абонементов.

Если последние два пункта не выгружаются в пригодном виде — это не повод отказываться от переезда, но повод спланировать его иначе. И это же вопрос, который стоит задать новой системе до внедрения: «как я заберу свои данные, если решу уйти».

Что переносится хорошо, а что плохо

Строку про остатки стоит прочитать дважды. Это единственные данные, ошибка в которых немедленно превращается в конфликт с родителем: человек считает, что у него осталось три занятия, а система показывает одно.

Шаг 1. Выберите дату

Граница учебного периода, конец месяца, закрытые расчёты. Не середина семестра и не начало сентября, когда и так много движения.

Практически: последний день месяца — закрываете расчёты в старой системе, первый день следующего — начинаете в новой. Всё, что между, — источник расхождений.

Шаг 2. Перенос

Порядок важен, потому что данные зависят друг от друга:

1. Справочники: предметы, локации, аудитории.
2. Преподаватели и их привязки.
3. Ученики с контактами.
4. Группы и составы.
5. Расписание на ближайший период.
6. Остатки абонементов — вручную, сверяя каждый.
7. Документы: договоры и согласия. Учтите, что с 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельным документом, и старые согласия, полученные раньше, продолжают действовать.

Шаг 3. Параллельный месяц

Полное дублирование не выдерживает никто, и не надо. Достаточно вести одну-две реальные группы в обеих системах месяц и сверять три вещи:

• совпали ли списания за проведённые занятия;
• сошёлся ли расчёт с преподавателями;
• совпали ли остатки абонементов на конец месяца.

Если все три сошлись — переезд состоялся.

Чек-лист перед отключением старой системы

• [ ] Полная выгрузка скачана и лежит у вас, а не только в облаке поставщика
• [ ] Остатки абонементов сверены поимённо
• [ ] Расчёт с преподавателями за первый месяц сошёлся
• [ ] Расписание на следующий период заведено целиком
• [ ] Родители знают, где теперь смотреть свои занятия и остатки
• [ ] Доступ к старой системе сохраняется ещё месяц на всякий случай
• [ ] Проверено, что новая система не ломает ваши обязанности по 152-ФЗ

Последний пункт часто забывают: смена системы — это смена того, где хранятся персональные данные учеников.

Когда переезжать не надо

• Если текущая система в целом работает, а мешает одна мелочь.
• Если вы внедрились меньше двух месяцев назад — это ещё стоимость привыкания.
• Если проблема в процессах: неописанные правила отмен и сгорания занятий новая система не починит.

Критерии выбора, если всё-таки решились, — в статье какую CRM выбрать для школы, разбор конкретных вариантов — в альтернативах АльфаCRM.

Про UniMe в этом контексте

Скажем то, что относится к теме: данные школы остаются вашими, при отмене подписки школа переходит на бесплатный тариф, а не блокируется. Российские школы хранятся в России — это требование 152-ФЗ о локализации, и оно решается не настройкой, а тем, где физически стоит сервер.

Автоматического импорта из конкретных чужих систем у нас нет — перенос идёт через таблицы и ручную сверку остатков, как описано выше. Обещать «переезд в один клик» было бы неправдой.

Материал носит справочный характер. Проверено на сентябрь 2026 года.